|
В кабинете начальника идет совещание. Раздается телефонный звонок. Начальник снимает трубку, слушает, отвечает, снова слушает, возражает, долго слушает, задает вопрос. Словом, ведет обычный деловой телефонный разговор. А люди, вызванные им для срочного обсуждения возникшей ситуации, бесцельно теряют рабочее время.
Не надо думать, что, пока начальник говорит по телефону, сидящие1 в его кабинете отдыхают. Как говорится, «сижу как на иголках». Это именно тот случай.
Кстати, и самому начальнику и разговор по телефону вавершить надо, и решить вопрос с вызванными сотрудниками.
Как поступить в данной ситуации?
Сняв трубку, сказать: «У меня совещание, позвоните, пожалуйста, через...» — и палвать время.
Возможно, попросят: «У меня один вопрос! Срочный!»
Но ради собравшихся на совещание вполне уместно повесить трубку. Ничего неуважительного по отношению к тому, кто позвонил, в этом не будет.
Может быть, все-таки подпишете? способ: на звонок поднять трубку и тут же ее положить. Тот, кто знтшл, может подумать, что не сработал телефон, и повторить звонок. И снова уместно снять и тут же положить трубку. Тому, кто звонит, станет ясно, что в данную минуту разговор состояться не может.
Если у начальника есть личный секретарь, он должен учтивым тоном объяснить:
— У Ивана Петровича совещание. Закончится через час. Что передать?
Не вешать трубку после сказанного им: «Он занят» (что, к сожалению, иногда бывает), а обязательно спросить: «Что передать?» Возможно, тому, кто звонит, и не обязателен разговор с начальником. Ему надо только что-то передать.
Секретарь после совещания доложит начальнику о звонке, и он решит сам, как целесообразнее поступить. Может быть, поручит секретарю позвонить и передать соответствующую информацию.
Совещание окончено. Сотрудники рп.юиишсь по рабочим местам.
В дверях появляется подчиненный:
— Разрешите?
— Что у вас?
— Вошедший не успел открыть рот — телефонный звонок. Начальник снимает трубку, ведет делопом, а иногда и приятельский, разговор. Л подчиненный ждет. Входит второй:
— Разрешите?
Два сотрудника, сидя перед начальником, порвпо Ждут, когда он закончит разговор. А начальник, сосредоточенный на разговоре, словно и забыл о них. Входит третий. Начальник, окончив разговор по телефону, вешает трубку. Третий, не обращая внимания на присутствие двух сотрудников, стремительно и энергично излагает суть вопроса, с которым пришел. Начальник, предположим, возражает. Сотрудник мотивированно доказывает свою правоту. Начальник снова возражает, выдвигает свои доводы. Идет спор, в котором, очевидно, родится истина.
Но те двое, что пришли раньше, ждут, теряют рабочие минуты. В течение месяца такие минуты слагаются в потерянные часы...
А что делать двоим, которые пришли раньше? Тактично и вежливо молчать, пока третий, горя деловым энтузиазмом, уясняет, согласовывает и вылетает из кабинета начальника, довольный, что срочно решил дело?
В создавшейся ситуации виноват начальник. Он после телефонного звонка должен, сняв трубку, предложить по-ввонить через несколько минут, повесить трубку, решить вопрос с вошедшим. А вот когда войдет второй, сказать ему, чтобы немного подождал, так как к нему сейчас будут звонить, и на раздавшийся по телефону звонок уже ответить так, как того требует дело. Потом заняться со вторым сотрудником. А третьему, с кипучей энергией, который, горя за дело, не замечает людей, предложить подождать или попросить зайти позднее.
Быть руководителем — дело непростое. Т{роме знания специфики дела необходимо умение контактировать с людьми: требуя — не обижать, взыскивая — пе оскорблять, поощряя — ие переоценивать, общаться с подчиненными по-деловому, корректно, тактично и вежливо.
|
